Negli ultimi 20 anni abbiamo assistito al grande boom tecnologico, la cui diffusione avrebbe dovuto semplificare la nostra vita. L’utilizzo delle nuove tecnologie per svolgere con più efficienza i nostri compiti quotidiani avrebbe reso più tempo a nostra disposizione. E invece? Sentiamo lamentare sempre più spesso: “Non ho tempo “, “Sono sempre stressato perché ho troppo da fare “ ecc.
A cosa è dovuto l’effetto contrario? Sicuramente, una delle cause principali alla base di questo problema globale è la cattiva gestione del tempo. Ricordiamo la citazione del famoso scrittore e moralista francese del XVII secolo Jean de La Bruyere “Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo“. Come possiamo osservare è una tendenza che non dipende dal periodo storico , ma che è sicuramente accentuata negli ultimi tempi.
Le cause “dell’effetto contrario” dell’evoluzione tecnologica su tempo
A tutto ciò c’è una spiegazione: oggi abbiamo a disposizione più mezzi e risorse del passato, di conseguenza, se non sappiamo selezionarli né gestirli correttamente rischiamo di perderci in un loop e andare in crisi. Come possiamo affrontare questa problematica, una volta che ne abbiamo preso la consapevolezza ?
Prima di tutto , occorre fare un grande salto mentale: trasformarsi da attori a registi della nostra vita e , dunque, diventare padroni del tempo che abbiamo a disposizione.
Questa trasformazione avviene fondamentalmente attraverso tre passaggi:
- Imparare a scegliere
- Riuscire a compiere più compiti in parallelo (quando ci sono i “buchi”) ottimizzando il tempo
- Misurare il proprio tempo per dargli più valore
Analizziamo in dettaglio ogni passaggio.
Imparare a scegliere
Si dice che, per avere successo bisogna sempre andare all’essenza di ogni gesto e di ogni attività. Tutto il resto confonde, distrae, e ci allontana dai nostri obiettivi. Questo principio si applica a tutto, come una legge universale, perfino al tempo. Il segreto per averne di più non è soltanto organizzarlo bene, ma fare solo quello che serve! È un grave errore pensare che il tempo non basti. In realtà, nella maggior parte dei casi, viene gestito male e riempito di cose superflue. Spesso si spreca una gran parte del tempo in cose che sappiamo essere poco importanti per noi. E così, senza volerlo sacrifichiamo l’amore, la famiglia, la salute e tutto ciò che ci fa stare bene.
Il passo iniziale consiste nel capire quali sono le attività principali che assorbono il nostro tempo e come stabilire la scala di priorità e gestirle al meglio senza sacrificare gli spazi personali. Da una ricerca, considerando che l’età media della vita è di circa ottant’anni, risulta la seguente analisi dell’utilizzo che ne facciamo (in media):
| Attività | Anni | Percentuale (%) | ||
| Eta media | 80 | |||
| Traffico | 4 | 5 | ||
| Tavola | 9 | 11,25 | ||
| Sonno | 27 | 33,75 | ||
| In coda | 3 | 3,75 | ||
| Lavarsi | 2 | 2,5 | ||
| Cucinare | 4 | 5 | ||
| Al telefono | 5 | 6,25 | ||
| Lavoro | 10,5 | 13,125 | ||
| Pulizie di Casa | 5,5 | 6,875 | ||
| Guardare Tv | 6 | 7,5 | ||
Pie Chart: le porzioni delle attività durante la nostra vita
Se proviamo a riportare questi dati su un diagramma a torta , metteremo in evidenza quale porzione della nostra vita occupa ogni attività:
Nonostante questi risultati siano indicativi, fanno emergere che soltanto (circa) 1/3 della nostra vita viene utilizzato in maniera libera dalle attività necessarie. E spesso, le attività superflue e l’utilizzo spropositato di Internet assorbono gran parte di questa fetta della torta.
Dagli studi condotti risulta che più di 30 miliardi messaggi WhatsApp e 247 miliardi di e-mail vengono scambiati al giorno. Tempo medio di navigazione in internet parte da 6 ore e arriva a 10 ore (soprattutto nelle giovani generazioni) al giorno. La sommatoria delle singole abitudini ha un effetto incredibile sulla nostra vita. Dunque, il tempo sembra che non basti mai.Oltre alla situazione già drammatica, si aggiunge l’incapacità di valutare e distribuire sulla scala delle priorità le varie attività.
Scienza e gestione del tempo: time management
Per risolvere questo problema si ricorre al Time Management – un’arte della gestione del tempo che si basa su quattro pilastri principali:
- tracciare tutto il tempo che spendi;
- distinguere fra cose importanti e urgenti;
- pianificare i tipi di tempo che hai a disposizione;
- vivere intenzionalmente ogni momento
Tracciare il tempo speso da quando ci alziamo a quando andiamo a dormire ci consentirà di:
- stimare correttamente quello che siamo in grado di realizzare in una giornata;
- pianificare al meglio quello che ci sta a cuore;
- creare dei margini dei cuscinetti di tempo per garantirci di riuscire a realizzare davvero quello che abbiamo pianificato, così da trovare l’integrità necessaria a proseguire verso i nostri obiettivi
Lo studio della matrice di Eisenhower è fondamentale per definire l’approccio ai nostri impegni e progetti e stabilire quali sono urgenti (importanti /non) e quali non sono urgenti (importanti /non).
Per allungare le nostre giornate dobbiamo imparare a scegliere, a togliere le cose che non servono, cioè a fare di meno per fare di più. Il principio di Pareto o “regola 80/20” afferma che l’80% degli effetti è la conseguenza del 20% delle cause. Ad esempio il 20% delle persone che conosciamo rappresenta l’80% dei nostri affetti, il 20% dei nostri contatti telefonici è costituito dalle persone che sentiamo più spesso (80% delle volte ) ecc. Quindi, si tratta di scegliere il 20% del tempo e farlo crescere a 80%.
Fare più compiti in parallelo
Quando la quantità di cose da fare è elevata, non si può più adoperare la logica esclusivamente sequenziale. Bisogna pensare ad una soluzione “in parallelo “ con un approccio differenziale. Uno dei segreti per sfruttare appieno l’esistenza è riempire i buchi di tempo con 60 secondi di intensa attività.
Ad esempio, se si è in viaggio e si vuole studiare una lingua, è possibile farlo ascoltando i podcast. Così come si può vedere un film o parlare al telefono e fare la cyclette.
Compiere in parallelo azioni come queste potrebbe sembrare stressante. In realtà, ci permette di sfruttare il tempo del dovere al 100% e di utilizzare quello che ci avanza per fare ciò che ci piace davvero, riducendo lo stress.
Misurare il tempo che si ha a disposizione
Spesso non assegniamo a ogni compito un tempo definito entro il quale portarlo a termine. Ma in base al tempo che abbiamo a disposizione “spalmiamo” quello che stiamo facendo senza pensare ai compiti futuri. In questo modo non facciamo altro che completare il lavoro con affanno e stress.
Il primo passo per dare più valore al nostro tempo è ragionare per singoli compiti senza curarci del tempo totale a nostra disposizione. Partiamo stimando quello strettamente necessario per portare a termine ogni task e rispettiamolo. La somma dei tempi necessari a completare i singoli task rappresenta il minore tempo possibile per svolgerli. È il calcolo più efficiente che possiamo fare per gestire il nostro tempo. In questo modo conquistiamo ore libere, cioè vita, da utilizzare in altro modo.
Per questo potrebbe essere molto utile creare una lista di avvenimenti con una scansione temporale. Dare tempi precisi vuol dire prendere coscienza dei nostri obiettivi e scegliere di conseguenza come gestire al meglio il nostro tempo.
Come abbiamo visto i modi per ottimizzare il tempo sono diversi. Ma alla base di tutto, oltre alla consapevolezza, ci deve essere l’ordine mentale.
E per concludere, a sostegno dell’analisi sulla gestione del tempo proposta in questo articolo una celebre frase di Seneca:
“Non è vero che abbiamo poco tempo :la verità è che ne sprechiamo molto“.
di Marta Krevsun